議事録の書き方の大事なコツとは？例を交えて解説

社会人の多くが、ぶつかる壁。　そう、議事録。

社会人として必要な文章スキルの向上のためや、仕事に慣れてもらうため　など、

様々な理由から、新入社員に任せられがちな作業です。

上司から「○○君、今日の会議議事録頼むね！」と突然言われて

「議事録なんて取ったことないし・・・どんなふうに書けばいいの！？」

と思った方もきっと少なくないはず。

実際、筆者も新入社員時代は議事録に苦労させられました。

しかも何度提出しても、書き直し、書き直し、そしてまた書き直し…。

本当につらかったです。

しかし、ポイントさえ押さえれば議事録の作成はさほど難しいことではありません。

ここでは具体例を交えながら、議事録作成のコツをお伝えしていきます。

ポイントをしっかり押さえて、上司を唸らせましょう！

議事録に記載する内容とはどんなもの？

議事録とは、簡単に言うと「会議の内容を文字に起こした文書」のことを指します。

会議に参加しなかった人にも、会議のを伝えることができます。

「情報の共有」

これが議事録の目的です。

議事録に記載する内容には大きくわけて2種類があります。

まず１つめは

会議の概要です。

いつ、どこで、誰が参加をした会議なのかを記載します。

２つめは、

会議の内容です。

議題（会議の目的）、決定事項、会議の概要（発言や、話の流れなど）　を記載します。

この２つをしっかり押さえていれば、会議に参加していない人にも会議の内容が伝わります。

また、会議の概要を記載する際には、必ず発言者を一緒に記載するようにしましょう。

こうすることで後から見返しても誰の発言なのかが明確になり、

「言った・言わない」といった水掛け論を避けることができます。

議事録を書く上で重要なポイントは？何を意識して書くべき？

議事録を書くうえで最も重要なポイントは「簡潔に書くこと」です。

なぜでしょうか？

先ほど述べたように　議事録の目的は「情報共有」です。

誰がいつ読んでも正確に会議の内容を把握できるように書かなければ、

議事録の意味がありません。

簡潔に書くためには以下のことに留意すると効果的です。

会議の重要な内容だけを記載する

会議の本筋から離れた雑談や、会話は省き、

会議の重要な内容だけを記載するようにしましょう。

・・・ですが、実はこれがとても難しく、筆者はこれに一番苦労しました。

特に業務について知識の浅かった新人時代は、

議事録において重要な内容とはいったいなんでしょうか？

この点は会議によって少しずつ変わってはきますが、

基本となるのは

・決定事項

・課題点

・次のアクション、対応策　　

の3点です。

対応策やアクションについては、会議内で期日が決まった場合は

必ず一緒に記載してください。

会議に参加するのであれば、ある程度内容を把握しておくのが大前提です。

しかし、どうしてもついていけない場合でも、上記の3点だけは外さないようにしましょう。

箇条書きで書く　・　だ、である調

内容の曖昧さを回避するために、文章は箇条書きで書きます。

一文が長くなりすぎないよう、意識してください。

だ、である調で書くことで、言葉尻などの無駄な情報を排除することができます。

議事録には必ず読み手がいます。

上司や会議に参加していない人、クライアントなどが読み手になります。

隙間なくびっしりと文字で埋まった議事録を、あなたは読みたいでしょうか？

なんとなく「読むのが面倒くさいな…」という気持ちになりそうですよね。

読み手を意識して、すっきりと読みやすい文章を書くことも重要です。

会議内での重要な情報を、簡潔に書くことが議事録作成の重要なポイントです。

かならず読み手を意識して、明確な議事録を作成しましょう。

議事録の構成は？どんな風に書いていく？上手く書くコツは？

議事録は、構成さえわかっていればそこに情報を当てはめていくだけで

書くことができます。

議事録の大まかな構成を見ていきましょう。

① 会議の基本的な情報

・日時

・会場

・参加者

② 会議の内容

・議題（会議の目的）

・決定事項

・課題点

・会議の概要

③ 次回の会議実施予定

このような順で議事録を書いていきましょう。

議事録の本文にあたる②には時系列で書く方法や、内容ごとにまとめて書く方法があります。

ここでオススメなのが内容ごとに書く方法です。

カテゴリごとに内容が一目みてわかるので、後から見返した時に非常にわかりやすい構成です。

上手に議事録を書くコツは、事前に書き出すことを決めておくことです。

自分なりのフォーマットを事前に作っておくのもよいでしょう。

書き出すべき情報があらかじめ決まっていれば、それに沿って

議事録を書けばよいのです。

議事録の例文　会議の場合

この例の議事録の大事なポイント

・箇条書きで書く

・カテゴリごとに行間をあける

・発言者を発言の後ろに明記する

これらの点を押さえて、会議の情報をフォーマットにあてはめました。マネして書いていただくと、いい議事録が書けますよ。

おわりに・まとめ

議事録の作成は、社会人ならだれもがぶつかる壁です。

しかし、きちんとポイントを押さえておけば、難しいことではありません。

① 簡潔に書くこと

② 見た目の美しい文章を書くこと

③ フォーマットの作成など、事前準備をしっかりとしておくこと。

これら点をきちんと押さえておけば、格段に効率よく議事録がかけるはずです。

この記事を参考に、ぜひ次回の会議で、積極的に議事録を作成してみてください。