季節の変わり目や気温が下がる時期になると、毎年一度は引いてしまうのが風邪です。
体調管理しているつもりでもちょっとした寝不足や無理がたたって風邪をひいてしまうことも多いでしょう。
もし風邪をひいてしまったら、病院に行って無理をせず休むのが基本です。
体調が悪い中で仕事をしても効率が落ちますし、職場の人にうつしてしまってはさらに迷惑をかけることになります。
風邪は万病のもとと言われ、風邪から別の病気にかかる可能性もありますので、症状が重くならない内に休んでしっかり治すことが大切です。
とはいえ、社会人だと風邪で休む時の連絡は気を使うものです。
迷惑をかけてしまうことへの引け目や、風邪くらいで休むなんてと思われないだろうか…などの不安があると思います。
この記事では風邪で休む時の連絡の仕方やメールの書き方などについてまとめました。
これを読んでしっかり療養に励みましょう。
もくじ
風邪で仕事を休む時の言い方
風邪で仕事を休む時の言い方は、主に連絡手段として使われている電話とメールで分かれます。
最近はメール以外にもチャットアプリを使って業務連絡をするところもありますが、文章でのコミュニケーションなので基本的にはメールでの対応と共通です。
それでは電話から見ていきましょう。
風邪で休む時の電話での言い方
風邪で休むことを伝える場合、まず連絡手段として一般的なのが電話です。
連絡する相手は直属の上司で、電話のタイミングは上司が会社についた後、始業10分前くらいにかけるのがいいでしょう。
始業してからの連絡は事後報告となりますので避けて下さい。
電話でやりとりする場合は主に以下のような流れです。
自分：「もしもし、おはようございます。〇〇（名前）です。」
上司：「おお、〇〇。どうした？」
自分：「昨晩から熱が38度あり、下がらないのでこれから病院に行こうと思います。申し訳ありませんが本日はお休みを頂いてもよろしいでしょうか？」
上司：「そうか。何日かかかりそうか？」
自分：「今はそれほど重い症状ではないので、風邪であれば明日か明後日には復帰できると思います。明日の出勤につきましては診察を受けて改めて連絡いたします。」
上司：「わかった。お大事に」
自分：「ありがとうございます、よろしくお願いします。失礼します」
連絡のポイントは「欠勤の理由を明確にする」「どう対応するかを伝える」「迷惑をかけることへの謝罪」「休みへの同意を求める」という4点になります。
それぞれを順番に説明します。
欠勤の理由を明確にする
まず最初のポイントは欠勤の理由を明確にすることです。
今回の場合は風邪なので、風邪であることが客観的にわかる内容が求められます。
風邪の症状もいろいろありますが、「体がだるい」「頭が痛い」という程度がわかりにくいものより「熱が何度ある」と伝えるのが明確です。
ただ熱がないのに嘘をつくと後々信用を無くすことにもつながりますので、熱がなくてそれ以外の症状がある場合はありのままを伝えましょう。
また連絡の時に緊張するからといって、あまり説明しすぎるのもよくありません。
「昨日から寒気がしていて、起きたら頭が痛く、熱を測ったら39度あって‥」と長々と説明されても結局は風邪で休むということですし、人によっては「饒舌に説明するのはやましいことがあるに違いない」などと邪推されることもあります。
朝これから仕事をしようという時に電話をするわけですから、要点を手短に伝えるのがいいでしょう。
どう対応するかを伝える
次のポイントは「どう対応するかを伝える」ことです。
風邪を引いたということはもう起こってしまったことなので、次はそのトラブルに対してどうするかを伝えます。
風邪は寝ていても治ると思っている人もいるでしょうが、もしそれで治らなかった場合職場には迷惑がかかります。
そのため、治療に効果的な方法を取っていることを会社に示すのが大切です。
この場合は風邪以外の病気である可能性も考え、「大事をとって病院に行く」のが適切です。
「何日かかかりそうか？」など病状を尋ねられた場合は自分の見込みを話せば大丈夫ですが、あくまで見込みを話すだけに留め「明日には出勤できます」と断言しないようにしましょう。
よほどの確信があればいいですが、もし体調が戻らなかった場合は約束を守るために無理して出勤するか、約束を破って休むかの二択になりデメリットしかありません。
最終判断は病院に行ってからするという姿勢でいるのが無難です。
病院に行ってきた後は「医師の診断は風邪で、薬を飲んで数日安静にしていれば大丈夫との事でした」など診断の内容を説明すれば上司も納得してくれるでしょう。
迷惑をかけることへの謝罪
次は迷惑をかけることへの謝罪の意を示すことです。
病気は必ずしも自分の責任とは言えませんが、結果的に同じ部署の人に仕事をフォローしてもらったり、自分の仕事が止まることには変わりありません。
ある程度配慮をした姿勢を示しておくことが円滑な人間関係につながります。
もし自分の仕事を回される人がわかった時は、出勤後でもいいのでその人にも謝意を伝えましょう。
休みへの同意を求める
最後は休みへの同意を求めることです。
会社とそこに働く人の関係は、労働条件や補償など基本的にお互いの同意に基づいて全てが決定します。
休む時も同じで、自分だけでなく会社にも休む理由を理解し同意してもらうために連絡をしているのです。
そのため一方的に「お休みをいただきます」と言うのではなく、同意を求める意味を込めて「お休みをいただけますか？」と聞くのがいいでしょう。
上司が不在のときはどうすればいい？
電話での連絡は直属の上司にしますが、問題は上司がいなかったときです。
この際もし上司が一時的にいないだけであれば風邪で休みたい旨と後で改めて連絡することの伝言を頼みましょう。
出張などで不在の時は同じ部署の他の管理職の人や先輩など、上司に近い立場の人に伝えます。
特に休む当日に取引先との打ち合わせなどがある場合は、簡潔な連絡だけだと取引先と会社双方に迷惑をかける可能性があるので、対応を間違えないようしっかり連絡して指示を仰いでください。
風邪で休む時のメール文面例
風邪で休む際のメールの文面も、伝える内容は基本的には電話で連絡するものと変わりありません。
具体的なメールの内容は以下の通りです。
件名：【勤怠連絡】体調不良のため病院に向かいます
△△（上司の名前）様
おはようございます。〇〇です。
昨日より38度の発熱があり、朝になっても下がりません。
インフルエンザの可能性もあるため病院にて診察を受けて参ります。
体調が回復すれば出社致しますが、ひとまず本日はお休みとさせていただけますでしょうか。
病状と出社時期につきましては診察後に改めて連絡いたします。
現在急ぎの業務は特にありませんが、確認事項があれば電話もしくはメールでご連絡ください。
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
どうぞよろしくお願い致します。
欠勤の連絡はメールのみでいいところもありますが、一般的には電話をするほうが印象が良くなります。
できればメールは上司が席を外していた時や喉が痛くて話せない時など、直接連絡ができなかった時の補助として使うようにしましょう。
おわりに・まとめ
欠勤の連絡は病気やケガなど致し方のないものであっても気を使うものです。
とはいえ一度も会社を休まない人もいませんから、誰しも一度は通る道です。
連絡をしっかりすることは社会人としての常識でもありますから、休みの連絡がきちんとできない人には重要な仕事も任せられないでしょう。
要点を簡潔に伝えて、会社や同僚に配慮する気持ちが上司に伝われば休み明けの業務も円滑に進みます。
今回紹介した電話とメールの例を参考にして、きちんと連絡をしてくださいね。
あなた以外にも社会人になったばかりの人がいたらシェアして教えてあげましょう。